文章作者：北京市档案局馆 来源：《中国档案报》 添加时间：2013-11-11
一、加强顶层设计，明确建设思路
《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》将建设区域性数字档案馆列入工作目标。市档案局馆从业务应用、资源平台、基础设施、政策标准等方面展开数字档案馆建设方案的顶层设计，完成了数字档案馆总体建设方案及标准规范建设、应用系统建设、门户系统建设、应用支持平台建设、信息资源规划与数据库建设、基础运行支撑平台建设及配套等。目前，可行性研究报告已正式报送项目主管部门审批。
二、加强技术研发，技术引领建设
为解决数字档案馆建设中面临的重点和难点，市档案局于2011年在国家档案局立项“基于云计算的区域性数字档案馆建设研究”，于2012年在市科委立项“基于异构系统的电子档案凭证性保障核心技术开发与应用”。这两个课题对异构系统环境下电子档案在长期保存过程中的凭证性作用问题、档案数字资源在复杂网络环境下的安全性问题，以及基于云技术的区域性数字档案馆建设模式问题进行了深入研究，提出了“区域性”数字档案馆的建设方案，构建了未来数字档案馆的顶层设计，梳理了档案数字资源全生命周期的管理流程，设计了基于“云计算”技术的数字档案馆技术架构，研发了电子档案身份证技术。这些研究成果为市档案局馆更好地开展数字档案馆项目建设提供了理论保障、方案保障、技术保障，起到了引领作用。
三、加强资源建设，夯实工作基础，全力推进档案数字化工作
市档案局馆于2002年开始大规模地开展档案原文数字化工作，在“全面数字化”战略的指引下，传统载体档案数字化工作稳步推进。截至2012年底，全市综合档案馆共完成纸质档案数字化8759．5万页，接收电子档案约48TB（万亿字节），档案数字资源总量近90TB。其中，市档案馆完成纸质档案数字化4397万页，覆盖馆藏的63％，馆藏档案数字资源总量达到60TB。
在《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》中明确提出“2015年底，市和区县档案馆实现机读文件级目录100%覆盖馆藏档案。市档案馆馆藏纸质档案数字化率达到100％，区县档案馆馆藏纸质档案数字化率达到50％以上。各档案室要进一步加强档案数字化工作，优先完成进馆档案的数字化任务，有条件的市属单位要实现室藏纸质档案数字化率达到100％”的档案数字化工作目标。
为规范全市档案数字化工作，提高档案数字化工作质量，市档案局馆重点做好以下工作：一是做好标准的编制和宣贯。先后完成市档案局馆《档案数字化规范》系列地方标准第一至第六部分的编制，并通过组织研讨会、专题培训对《规范》进行了有效的宣贯。二是加强对相关单位的调研。及时、准确掌握全市档案数字化工作的整体情况，发现存在的问题，提出科学的对策。通过各方努力，使市档案局馆档案数字化工作形成了目标明确、工作规范、齐抓共管的良好局面，为全市档案数字化工作目标的实现和档案数字资源建设夯实了基础。
加强电子文件归档研究，与市机要局配合共同开展相关研究工作，制发电子文件归档范围和保管期限表等相关文件。
四、北京数字档案馆建设内容
目前，建设北京数字档案馆（电子文件中心）已得到市档案局馆相关主管部门的支持。北京市委、市政府办公厅在其印发的《北京市电子文件管理工作纲要（2013—2015年）》中明确提出“集约化建设全市统一的电子文件中心”、市档案局作为电子文件中心建设的主责单位；北京市党委系统信息化工作协调小组办公室在其印发的《北京市党委系统信息化2012年工作总结和2013年工作安排》中提出“加快推进档案信息化建设，启动实施北京数字档案馆建设”。市信息化主管部门正在对市档案局馆申报的可研报告进行审批。
（一）主要特点
北京数字档案馆有两方面最主要的特点：
1．区域性
北京数字档案馆的服务范围为市区两级档案局(馆)和立档单位，定位为全市统一的数字档案馆，实现市档案局馆档案数字资源的整合、共享，实现档案公共管理服务的一体化，具有突出的区域性。
2．云架构
北京数字档案馆在信息化基础设施、数据资源、开发平台、应用系统等层面将全面应用云计算技术架构，全面打造北京市档案行业云，为各级档案部门和各类用户提供档案云服务。基于云架构建设数字档案馆，能够更好的满足区域数字档案馆“统一建设、按需服务、分别管理”的建设运行体制需要，能够更好地适应未来市档案局馆超大规模档案数字资源管理对系统性能、信息安全的需要，能够更好的应对不断变化的业务需求对系统平台拓展的需要。
（二）建设目标
立足北京市档案工作实际情况，采用集约化的建设模式，基于云计算技术架构，按照统筹规划、分步实施、统一建设、分别管理的原则，建设与北京市信息化程度相适应，全面满足市区两级立档单位、综合档案馆对档案数字资源管理服务需求的区域性档案数字资源综合管理服务平台，把北京数字档案馆打造成“六位一体”功能的数字档案馆。
1．传统档案辅助管理中心
对传统档案进行系统辅助管理，通过传统档案信息的数字化、业务的流程化、管理的信息化，实现对传统档案收集、保管、利用业务的系统化、虚拟化管理。
2．档案数字化加工中心
开展传统档案数字化加工业务，包括纸质档案数字化、照片档案数字化、缩微档案数字化、录音录像档案数字化加工业务等。通过采用标准的业务流程和技术参数，将传统档案信息全面转化为档案数字化副本，实现对数字化副本的管理。
3．电子档案管理中心
开展电子档案管理业务，对文书类、照片类、音频类、视频类等电子档案进行全过程系统管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全。
4．区域档案数字资源存储备份中心
开展区域档案数字资源的存储备份业务，通过构建包含在线、近线、离线存储在内的层次化存储体系，建立包括本地、同城、异地备份在内的备份体系，制定科学的存储备份策略，对全市各级档案部门的档案数字资源进行统一集中存储、备份管理。
5．区域档案数字资源共享服务中心
开展区域档案数字资源的共享服务业务，建立区域档案数字资源的共享服务机制，面向档案馆、各相关单位、社会公众用户，提供包括目录、数字化副本、电子档案等档案数字资源的馆际间、馆室间以及馆室与公众间的共享服务。
6．区域档案IT（信息技术）运维服务中心
开展区域数字档案馆集约化建设、运维服务，为各级档案部门提供系统级档案IT服务，确保服务质量，保证区域数字档案馆安全、稳定、高效的运行。最终全面实现市档案局馆“档案信息数字化、档案管理系统化、档案服务网络化”，实现区域档案数字资源的有效整合、长期保存和共享利用，形成市档案局馆档案工作系统统一、管理统一、服务统一的档案公共管理服务一体化局面。
（三）建设内容和规模
建设内容：北京数字档案馆平台、相关标准制度、档案数字资源。
北京数字档案馆平台的建设规模可以概括为“两大系统、两个环境”。平台由电子文件中心和档案馆档案管理两大系统组成。其中电子文件中心系统主要为各级部门电子文件的接收、归档、管理、利用、移交提供系统服务，对全市电子文件进行统一存储备份，实现全市电子文件的齐全归档，安全保管，有效利用和及时、可靠移交；档案馆档案管理系统主要为各级档案馆档案数字资源的接收、管理、保存、利用提供系统服务，实现全市档案数字资源齐全收集、长久保存和有效利用。
平台包括部署在政务外网、因特网的档案云环境中心和部署在市区档案局（馆）内部局域网的内部平台两个环境。其中云环境中心部署在市档案馆，承载数字档案馆（电子文件中心）主体功能；内部平台部署在各档案局（馆），为各局（馆）管理馆藏中较敏感的档案数字资源以及开展馆藏档案数字化加工等适合内部进行的业务提供支撑。
（四）预期成效
通过北京数字档案馆的建设及应用，市档案局馆力图在档案工作中实现“一个转变”“两个整合”和“三个提升”。
“一个转变”即实现档案工作从以对传统载体档案管理为重点到以对传统载体档案、档案数字资源管理并重的转变。
“两个整合”即实现全市档案数字资源的有效整合，实现全市档案资源管理业务的有效整合。
“三个提升”即实现市档案局馆档案管理水平的全面提升，档案服务水平的全面提升，档案安全保障水平的全面提升。
五、主要体会
（一）积极争取各方支持是推动数字档案馆建设的前提
建设北京数字档案馆是一项关系到市档案局馆信息化工作全局的重要工作，涉及部门多、投资经费大、建设周期长、工作难度大。为推动此项工作，市档案局馆就北京数字档案馆建设工作向市主管领导进行了请示并获同意；就数字档案馆立项工作与市发改委进行沟通，充分说明建设数字档案馆的必要性、可行性，汇报建设区域性数字档案馆的总体思路，得到了市发改委的认可和支持。作为北京市电子文件联席会议、北京市党委系统信息化工作协调小组成员单位，市档案局馆积极争取将数字档案馆建设工作纳入全市信息化总体工作中。从而为数字档案馆建设的顺利推进，营造了良好的环境。
（二）认真做好前期工作是确保项目成功落地的关键
项目前期工作的质量直接关系着项目能否成功落地。为保证北京数字档案馆建设项目能够实施成功，切实达到预期目标和效益，市档案局馆在前期重点开展了课题研究和可研编制两项工作，科研课题对数字档案馆建设涉及的核心技术、建设方案、原型系统进行了深入研究，解决了数字档案馆建设面临的重点、难点问题；可研报告对数字档案馆的总体方案和各分项建设方案进行了初步设计，可研报告大的版本调整就达到近30次，报告总计30余万字，形成了北京市档案信息化建设的顶层设计，提高了数字档案馆建设项目实施的科学性、可行性，确保北京市数字档案馆建设成功落地。
（三）加快完善电子档案管理法规、标准体系是未来数字档案馆运行的保障
随着信息技术的不断发展，电子档案的法律地位以及管理标准问题成为制约档案信息化进一步发展的瓶颈。为此，必须在国家层面加快完善电子档案管理法规、标准体系，扫除电子档案全面应用的法规障碍，进一步规范电子档案管理工作，结束长期以来档案工作“双套制”运行的尴尬局面，使档案信息化工作真正体现出其优势所在。
原载于《中国档案报》2013年11月11日 总第2532期 第一版
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