文章作者：相 涛 来源：中国档案报 添加时间：2013-11-15

　　全宗卷是在管理档案全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的，说明全宗历史情况的文件材料专门案卷。档案全宗卷的存在有着科学的理论基础——来源原则，建立全宗卷是深化“来源原则”的体现，也是“尊重档案全宗”的需要。档案全宗卷的建、管、用有着严格的行业标准依据，工作中既不能“随心所欲”建卷，也不能“缩手缩脚”用卷。鉴于此，笔者归纳出以下4个须避免的关于全宗卷的常见误区：
　　误区一：全宗卷“可有可无”
　　笔者在工作中发现，不少单位档案全宗卷“缺胳膊少腿”，甚至个别基层单位没有建立档案全宗卷，究其最根本原因是有些档案管理人员认为有无全宗卷、其质量高低无关紧要。事实上，全宗卷形成于档案管理过程，存储了记述和反映全宗档案及其发展变化的原始凭证和有关资料，是管理全宗的档案。全宗卷服务于档案管理工作，它可以为档案管理人员进行全宗档案的收集、整理、鉴定、统计等提供重要操作依据，也可以为档案利用者利用档案提供重要的查考依据和研究素材。因此，全宗卷不但不是可有可无，而且作用很大。
　　误区二：全宗卷“无据可依”
　　全宗卷的性质和特点决定了全宗卷卷内文件材料量少且一般不编入全宗内的案卷号，通常单独保管，在档案管理人员眼中其便被错误地定位成“编外”档案，一定程度上造成了档案管理人员缺乏全宗卷相关知识，以至不少人认为全宗卷整理“无据可依”。其实不然，早在1983年，《档案馆工作通则》就规定，每个全宗都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史演变情况。1995年国家档案局批准了档案行业标准《全宗卷规范》（DA/T 12-94），2012年发布了新的《全宗卷规范》（DA/T 12-2012）代替前一版本，新版《全宗卷规范》对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”两部分内容做了较大修改，新增了“卷盒及目录格式”内容和“综合全宗卷”相关规定。档案管理人员一定要熟知熟用《全宗卷规范》这一行业标准。
　　误区三：全宗卷“可以后补”
　　有的单位在迎接上级或档案部门检查前，临时抱佛脚，集中编写本来没有形成或是形成了没有积累下来的全宗卷材料，这也是一个误区。全宗卷卷内文件材料是随全宗管理活动的开展和延续由少到多不断积累起来的。从档案是历史的原始记录这个意义上说，档案管理的过程就是形成全宗卷内容的过程，档案全宗卷的建立是无法毕其功于一役的。事后编写的材料不能真实地反映全宗档案及其管理的历史，这一做法违背了建立全宗卷的初衷，违背了档案的形成规律。档案管理人员在工作中要严格按照有关规定和要求，注重积累，齐全、完整、及时收集相关材料，规范整理、管理全宗卷，避免“补全宗”情况出现。
　　误区四：全宗卷“束之高阁”
　　笔者对所在市辖区的42个机关档案室调查发现，2013年全宗卷有过利用的只有19家，利用2次以上的仅有7家，全宗卷高价值与其低利用率形成了强烈反差，全宗卷被“束之高阁”现象可见一斑。笔者认为，提高全宗卷利用率要从强化对全宗卷重要性认识着手，树立全宗卷是“精品档案”“镇馆档案”的意识，同时还要将信息化融入全宗卷建设中，在档案信息管理系统中增加全宗卷管理子系统，在档案信息化过程中同步将全宗卷数字化，实现全宗卷管理的科学化、现代化，以方便实时利用、远程利用和高效利用。

　　原载于《中国档案报》2013年11月15日 总第2534期 第二版