第二条 有档案管理违法违纪行为的单位，其负有责任的领导人员和直接责任人员，以及有档案管理违法违纪行为的个人，应当承担纪律责任。属于下列人员的（以下统称有关责任人员），由任免机关或者监察机关按照管理权限依法给予处分：
　　（一）行政机关公务员；
　　（二）法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织中从事公务的人员；
　　（三）行政机关依法委托从事公共事务管理活动的组织中从事公务的人员；
　　（四）企业、社会团体中由行政机关任命的人员。
　　事业单位工作人员有档案管理违法违纪行为的，按照《事业单位工作人员处分暂行规定》执行。
　　法律、行政法规、国务院决定及国务院监察机关、国务院人力资源社会保障部门制定的规章对档案管理违法违纪行为的处分另有规定的，从其规定。
　　按本条规定，《档案管理违法违纪行为处分规定》（以下简称《规定》）的适用对象包括单位和个人。单位有档案管理违法违纪行为的，对负有责任的领导人员和直接责任人员予以处分；个人有档案管理违法违纪行为的，对行为人予以处分。这里所称的负有责任的领导人员，是指担任一定的领导职务，直接作出或参与作出实施档案管理违法违纪行为的决策，或者疏于管理，对档案管理违法违纪行为造成的损害结果负有领导责任的人员。这里所称的直接责任人员，是指直接实施了档案管理违法违纪行为，造成了损害后果的人员。由于监察机关只对《中华人民共和国行政监察法》及其实施条例规定的监察对象具有处分权，以上应予处分的人员，都应当具备本条规定的承担行政责任的主体资格：
　　1.行政机关公务员
　　《中华人民共和国公务员法》第二条规定，公务员是指依法履行公职、纳入国家行政编制、由国家财政负担工资福利的工作人员。行政机关公务员是指行政机关中，依法定方式和程序任用的，依法履行公职、纳入国家行政编制、由国家财政负担工资福利的，除工勤人员以外的工作人员。既包括政府组成人员和领导职务序列的其他人员，又包括非领导职务序列的工作人员。《中华人民共和国行政监察法》规定的监察对象范围与《中华人民共和国公务员法》规定的公务员范围有所不同，因而党的机关、人大机关、审判机关、检察机关、政协机关和民主党派机关的公务员不属于“行政机关公务员”的范围。这里所称的“工勤人员”是指在单位从事勤杂工作的人员，如清洁工、炊事员、司机等，他们的工作不具有执行公务的性质，与单位之间是劳动关系，因此，不按公务员进行管理。
　　2.法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织中从事公务的人员
　　法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织是指依据法律、法规授权而行使特定公共事务管理职能的组织、机构。被授权组织或者机构可以是事业单位、企业组织、社会团体、基层群众性自治组织、鉴定机构等，例如证监会、保监会、银监会。这些单位中从事公务的人员同样不包括工勤人员。
　　2012年9月1日起施行的《事业单位工作人员处分暂行规定》第二条对法律、法规授权的具有公共事务管理职能的事业单位中从事公务人员的处分作出了特别规定：“对法律、法规授权的具有公共事务管理职能的事业单位中经批准参照《中华人民共和国公务员法》管理的工作人员给予处分，参照《行政机关公务员处分条例》的有关规定办理。对行政机关任命的事业单位工作人员，法律、法规授权的具有公共事务管理职能的事业单位中不参照《中华人民共和国公务员法》管理的工作人员，国家行政机关依法委托从事公共事务管理活动的事业单位工作人员给予处分，适用本规定。”其中，参公管理的事业单位工作人员，属于监察对象，对其违法违纪行为，不依照《事业单位工作人员处分暂行条例》，而是适用《行政机关公务员处分条例》给予处分。因此，对这类人员的档案管理违法违纪行为适用《规定》给予处分。
　　3.行政机关依法委托从事公共事务管理活动的组织中从事公务的人员
　　行政机关依法委托从事公共事务管理活动的组织是指接受行政机关依法委托行使一定行政职权的组织、机构。行政机关虽然可以在本系统内相互委托处理某些行政事务，但这种委托是行政机关系统内部的公务协作，不是行政法上的行政委托，因而行政机关不是受委托组织。受委托组织可以包括事业单位、企业组织、社会团体，还可以包括某些私人组织。对这些组织中从事公务的人员，有档案管理违法违纪行为的，适用《规定》给予处分。受委托组织中从事公务的人员同样不包括工勤人员。根据《事业单位工作人员处分暂行规定》第二条，国家行政机关依法委托从事公共事务管理活动的事业单位工作人员给予处分，适用《事业单位工作人员处分暂行规定》，在适用时要特别注意。
　　4.企业、社会团体中由国家行政机关任命的人员
　　企业、社会团体中由国家行政机关任命的人员是指企业、社会团体中由行政机关办理任命、备案、推荐等手续后，担任现职的工作人员。
　　《事业单位工作人员处分暂行规定》施行后，对行政机关任命的事业单位工作人员给予处分，适用《事业单位工作人员处分暂行规定》。故在《规定》第二条第二款规定：“事业单位工作人员有档案管理违法违纪行为的，按照《事业单位工作人员处分暂行规定》执行。”
　　同时，按照上位法优先适用和特别法优于一般法的原则，对法律、行政法规、国务院决定和国务院监察机关、国务院人力资源社会保障部门制定的规章对档案管理违法违纪行为的处分另有规定的，应当按照上位法或特别法的规定执行。本条第三款对此作出相应规定。
　　另外，《关于党的机关、人大机关、政协机关、各民主党派和工商联机关公务员参照执行〈行政机关公务员处分条例〉的通知》于2013年5月28日印发，中国共产党的机关、人大机关、政协机关、各民主党派和工商联机关公务员有违法违纪行为应当追究政纪责任的，应当按照《中华人民共和国公务员法》有关规定，结合各自机关实际，参照《行政机关公务员处分条例》执行。但是，因党的机关、人大机关、政协机关、各民主党派和工商联机关公务员不属于监察对象范围，对这些人员有档案管理违法违纪行为的，只能参照《行政机关公务员处分条例》的规定给予处分，不适用《规定》。