戴伟光 朱永平
会计档案是会计核算活动中形成的专业档案，是会计核算活动的真实记录。会计核算材料有其严密性和科学性。单为帐、帐为表的依据：表为帐、帐为单的概括。单帐之间联为一体，互相有其严密的制约关系，一环扣一环，缺一不可。会计档案的内容主要是以货币数码反映出来。它是通过“数字语言’’反映情况，说明问题的。会计档案形成于财会部门，又服务于本单位各项工作，同时又能便于审计工作。所以搞好会计档案工作，必须充分考虑财会专业和有关方面的需要。这就要根据会计档案的特点进行科学管理。笔者搞了lO余年会计档案，粗浅谈点认识，供大家探讨。
一、目前会计档案管理的现状
(一)收集不全。
《档案法》和《会计法》的贯彻实施，使会计档案工作大有改观，许多单位及农村建立了综合档案室，会计档案是综合档案室其中之一。 《会计法》第十五条规定：会计凭证、帐簿、报表和其它会计资料，应当按国家有关规定建立档案，妥善保管。对于会计凭证、帐簿、报表，各单位基本上做到了收集齐全、分类造册、排列有序。但对于其它会计资料，如经费申请报告、财会活动分析、会计工作移交清册、上级审计等部门有关的文件资料等忽略管理。主要原因是《会计档案管理办法》规定，预算、计划、制度等文件材料按文书档管理办法管理。但有的单位对各职能部门归档范围不明确，这样在实际中形成了两不管。文书管理部门接到这类文件资料转交财务部门，而财务部门则认为这是文书档案、资料，不同于经费报表，因此忽视收集和管理。领导查问和开展其它工作要利用时，互相推诿，哪儿也找不到。有些同志认为会计工作专业性强，责任大，工作特殊，会计档案应谁经手谁保管：有的认为会计档案有凭证和法律作用，被视为禁区，别人不能介入。更严重的是，有的单位为了小集体的个人利益，违反财经纪律，立帐外帐(第二套帐目)，严加控制，长期私存，人调帐目带走。以上种种现象，造成会计档案资料残缺不全，经内审工作带来非常不便。
(二)整理不规范
财政部和档案管理机关明确规定：各单位每年形成的会计资料，由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷或装订成册。整理时应做到标准化、规范化、齐全完整。而不少单位农村的会计档案由财务部门管理，收集不齐全，整理不标准，编号不科学。对帐页帐簿的处理，有的拆除空白页，有的保留，各行其是，很不统一。不利于管理与利用，更谈不上档案整理的标准化和规范化。更有甚者，一些单位连整理都不整理，年终有的用纸箱装，也有的用一根绳子捆起来，用麻袋一装了事，扔到黑屋里，长期关禁闭，这种情况在农村就更多了。
(三)制度不健全
《会计档案管理办法》第四条规定：当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应当由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。财务会计部门和经办人必须按期将应归档的会计档案，全部移交档案部门，不得自行封包保存，档案部门必须按期点收，不得推诿拒绝。 《办法》对会计档案的鉴定、销毁、借阅、利用等各项业务环节都做了明确规定。但从实际情况看，不少单位尤其是农村没有根据国家的有关规定，结合自己的实际情况，建立和健全会计档案管理方面的各项规章制度。有些部门虽然制定了，但也没有严格执行，照章办事。会计档案到期不移交；会计凭证东丢西塞，有的甚至出现丢失会计凭证等问题。
(四)财会人员违反财会制度，缺乏职业道德。
会计档案因具有凭证和法律作用，因此，会计信息必须符合国家法律、法规和规章，会计核算、经济记录必须真实、客观。如果会计信息失真，核算不实，就失去了会计档案真凭实据作用，影响国家宏观决策的准确性。就目前一些部门和单位的实际情况看，一些财会会计人员，不坚持正确的会计工作原则和制度，导致财务管理混乱。还有的缺乏职业道德，采取一系列不合法手段，伪造、篡改、变换记录凭证、开假发票、建假帐，以介绍服务为名买空卖空，套取现金。设立小金库，加大开支，虚列成本，想方设法偷税、漏税。这就造成国家税收不能足额入库，不仅破坏了正常的经济秩序，而且歪曲了我国
经济发展的真实历史面貌。
以上会计档案管理问题的存在，给内审工作带来许多麻烦，做好会计档案的收集和归档工作，是对内审工作的支持，也是贯彻执行《审计法》的具体表现，从目前来看，不少经济犯罪分子是钻会计档案管理不全的空子，而对内审工作人员到单位、农村去审计，有的单
位、农村干部不受欢迎，所以，笔者认为，档案工作者和会计人员不但要认真贯彻执行《档案法》和《会计法》，而且也要很好地贯彻执行《审计法》和其他法律，为国家，为单位，为人民的利益依法办事。
二、如何做好会计档案的管理
(一)收集齐全，做到集中统一管理
会计部门要从便于工作出发，凡涉及会计业务工作的会计档案资料，都应收集齐全，妥善保管。主要包括会计凭证、会计帐簿和会计报表等其他档案资料。与档案人员互相配合，共同协商，集．中统一保管。收集时，除每年按归档制度办理外，还注意向历任会计(包括调出去的会计)人员进行收集。档案部门接收后，专柜存放，并要排列有序，方便利用。在一些财会档案数量较多的主管财会部门，应设专人保管。
(二)科学整理。
年终在办理决算以后，将收集起来的会计档案，要按科学的方法进行分类立卷、编目。会计档案工作的基本要求是：首先按照会计档案工作的要求收集齐全，如：报表、凭证、帐册、其它等档案。对凭证、帐簿、报表等抄写卷内目录，贴好凭单，按规定写好年份、册号、凭单号、卷宗号等。然后按照年度——形成分类(报表、凭证、帐册、其它)——抄写会计档案案卷目录，保管期限，一年编一个流水号，最后抄写会计档案移交清册。按规定财务部门只能保存上年一年会计档案，其余一律移交综合档案室保管。在分类排列中，还可以采取三段式的编号法，即第一个号是年度代号，中间号是类别代号，最后是案卷号。无论采取哪种方法，同一个单位要采用同一种分类方法进行立卷归档。在整理会计档案工作中要与当地档案部门取得联系，以便指导。
(三)建立健全各项规章、制度。
从各单位到农村都应制定会计档案的收集、保管、鉴定、借阅、利用制度，使每个会计人员和档案工作者做到有章可循。档案部门要经常监督、检查、定期鉴定。对档案工作人员来说，要了解本单位的经费开支情况，有没有违反财经纪律行为，有没有立帐外帐(第二套帐目)，应把所有的帐目都要收齐归档。
(四)加强职业道德教育，提高业务人员素质。
财会工作法规性、政策性、业务性很强，财会人员又处于商品经济的前沿阵地，直接面临着腐蚀和反腐蚀的考验。为维护我国经济历史的真实面貌。无论是会计人员或档案工作者都应具有良好的职业道德。履行职责，坚持党性原则，遵纪守法，模范地执行会计档案工作制度，做到廉政、勤政。每一个会计人员和档案工作者都要加强自身修养，各级领导也要经常不断地进行思想、理想、责任、纪律、道德等方面的教育，与岗位职责考核和奖惩制度挂钩，提高业务人员的政治素质和职业道德。为便于内审，服务于各项工作做出贡献。
作者：戴伟光 象山县审计局
作者：朱永平 象山县公路管理段
2006年3月
