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甬档〔2012〕66号
关于印发《宁波市机关档案工作业务建设规范》的通知
市直各单位：
为推进我市机关档案工作的规范化、制度化建设，提高机关档案工作管理水平，更好地为机关各项工作服务，在充分调研和征求意见的基础上，市档案局制定了《宁波市机关档案工作业务建设规范》，现印发给你们，请遵照执行。
二○一二年八月二十四日
宁波市机关档案工作业务建设规范
1.引言
1.1为加强我市机关档案工作业务建设，推进机关档案工作规范化、制度化，不断提高机关档案管理水平，有效地服务机关工作和促进档案事业科学发展，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《宁波市档案工作条例》等规定，结合宁波市机关档案工作实际，制定本规范。
2.机关档案工作的主要职责
2.1贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健全本机关的档案工作规章制度。
2.2制定本机关档案工作发展规划和年度计划，并组织实施。
2.3集中统一管理本机关工作活动过程中形成的各种门类和载体的全部档案。积极提供档案利用，为机关各项工作服务。
2.4监督指导本机关各部门及所属机构文件材料、资料的形成、积累、整理和归档工作。
2.5负责本机关档案信息化工作，促进档案管理现代化。
2.6按照规定，定期向国家综合档案馆移交档案和报送政府公开信息。
2.7按照规定，开展档案与电子文件登记备份工作，保障重要档案与电子文件的安全。
2.8在市档案局的统筹规划、组织协调、监督和指导下，对本系统、本专业档案工作进行监督和指导。
2.9办理其他有关档案业务工作。
3.开展档案工作应具备的基本条件
3.1机构人员
3.1.1明确档案工作的分管领导，把档案工作列入本机关发展规划和工作计划，确定必要的人员编制，统筹安排档案工作所需经费，促进档案工作与机关整体工作同步发展。
3.1.2建立综合档案室或指定负责档案工作的综合机构，集中统一管理机关各种门类和载体的全部档案。
3.1.3配备了能保证档案工作正常开展所需的专、兼职档案人员，并保持相对稳定。建立机关档案管理人员网络。档案人员应当政治可靠、忠于职守、具有大专（含）以上文化程度和一定档案专业知识，掌握现代化设备操作技能。
原则上每年形成档案数量在300卷（或3000件）以上或室藏档案5000卷以上的单位，需配备一名专职档案人员，并以此类推。
3.1.4建立机关档案人员岗位责任制，明确档案人员职责、权限、任务、考核和奖惩措施。
3.2工作制度
3.2.1编制机关档案分类方案、归档范围和保管期限表。市直机关文件材料归档范围和文书档案保管期限应按照规定经市档案局审批同意后执行；垂直管理机关的应报送市档案局备案；二级及以下单位的应报送主管机关审批。
3.2.2建立健全机关档案工作各项管理制度，包括档案管理办法、立卷归档制度、档案保管制度、档案鉴定制度、档案利用制度、档案统计制度、档案保密制度、档案安全管理制度等，并严格执行。
3.2.3经市档案局同意，制定本系统、本专业档案管理办法、制度、业务标准和技术规范。
3.3设施设备
3.3.1配备足够的档案专用库房、档案装具和其他档案安全保护设施。档案库房、阅览室和档案人员办公室必须分开。
3.3.2有满足档案日常管理、查阅利用和档案信息化所需的其他基本设施设备。
4.档案的收集
4.1收集范围
4.1.1本机关在其工作活动过程中直接形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料。
4.1.2与本机关业务工作有关的文件材料。
4.1.3与纸质或其他载体形式相对应的电子文件及归档电子文件的元数据、背景信息等。
4.1.4按规定应当收集的其他档案资料。
4.1.5机关文件材料的具体收集范围和文书档案的保管期限应与市档案局审批同意的归档范围和保管期限一致。因机关职能变化等情况，应及时修订调整归档范围和保管期限并履行报批手续。
4.2归档时间
4.2.1文书类材料可即时归档或定期归档，最迟应于次年6月底前完成归档工作。
4.2.2电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档，定期归档应于次年6月底前完成。
4.2.3本单位重大活动过程中形成的各种门类和载体的文件材料应于重大活动结束后1个月内完成归档。
4.2.4基建类文件材料于项目结束（竣工）或中止后3个月内完成归档。
4.2.5设备随机文件材料在开箱时归档，安装及维修文件材料在工作结束后归档。
4.2.6会计文件材料由财务部门按年度整理归档，财务部门保存一年后向综合档案室移交。
4.2.7专业文件材料一般参照文书类文件材料归档时间的规定，行业有特殊规定的按其规定执行。
4.2.8照片、实物、声像材料等即时归档。
4.3归档要求
4.3.1归档的文件材料应齐全完整，符合相关标准和规范要求。
4.3.2应归档的文件材料由文书部门或业务部门负责收集齐全并进行整理，定期向机关档案部门归档，任何人不得据为己有或拒绝归档。移交时，交接双方应根据移交目录进行清点核对，并按照规定办理移交手续。
4.3.3电子文件归档应当按照《电子文件管理暂行办法》等有关规定，经过整理、鉴定和检测。
5．档案的整理
5.1整理原则：按照档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用。
5.2全宗的设立
5.2.1一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗；内设机构、临时机构、派出机构一般不建立单独全宗，但属于党委、政府直接领导，执行全局性的任务，为期比较长的，应建立单独全宗。
5.2.2新成立机关，一个机关分成两个以上单位，几个单位合并为一个机关，都应分别建立新的全宗。
5.2.3机关改变领导关系、名称，但其工作性质和业务范围未发生重大变化，仍延续原来的全宗。
5.2.4机关档案全宗的具体设立与编号由市档案馆确定。
5.3档案分类
5.3.1机关应当按照档案内容和载体的不同，制定统一的分类方案，并保持相对稳定。
5.3.2机关档案的分类一般采用门类分类法。不同门类的档案再按其特点划分二、三级类目，分类层次不宜过多，一般不超过三级类目。
5.3.3专业主管机关可与市档案局共同制定本系统专业的档案分类方案。
5.4整理方法
5.4.1文书类文件材料按照 《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)或《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）的规定整理。
5.4.2电子文件按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）的规定整理。
5.4.3科技类文件材料遵照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/11822-2008）的规定，其中基建类材料参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）的规定整理；科研文件材料参照《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992）的规定整理。
5.4.4会计文件材料按《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）的规定整理。
5.4.5业务文件材料一般按专业性质进行分类，组卷或以件为单位进行整理，行业有专门规定的从其规定。
5.4.6纸质照片的整理参照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）的规定；数码照片的整理参照国家相关标准和规范执行。
5.4.7录音、录像材料按照《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）的规定整理;印章档案按照《印章档案整理规则》（DA/T40-2008）的规定整理；奖状、奖品、字画等实物材料，一般以件为单位整理，并编制实物档案目录。
6.档案的保管
6.1档案库房应采取防潮、防高温、防虫、防鼠、防尘、防火、防盗、防光等管理措施，禁放其他杂物；磁性等特种载体档案保管应符合相关规定；库房应做好温湿度控制和记录。
6.2新建机关或新建办公用房，应把档案用房列入基建计划，其中档案库房不宜建在地下室和建筑物顶楼，并要符合承重等相关规定。
6.3机关档案部门要定期检查档案的保管情况，对破损或变质的档案，应及时修复或采取必要保护措施；要定期对归档电子文件和数字档案的保管情况、读取情况等进行检查，并建立检查和处理情况台账。
6.4机关应按照《全宗卷规范》（DA/T12-1994）的规定建立全宗卷，以积累保存本机关在档案管理过程中形成的各种材料。
6.5档案人员调整时，应对档案进行清点交接，办理好交接手续。
7．档案的利用
7.1机关档案部门应当根据工作需要，编制档案检索工具，并采取编研、陈列展览等多种形式，积极主动地开展档案的利用工作，为机关各项工作服务，并注意收集和宣传档案利用效果。
7.2机关应当建立档案借阅制度，根据档案的密级，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。实现网上查阅档案的单位应当采取有效的安全防护措施，并符合国家有关保密规定。
7.3机关档案部门保管的档案，主要供本机关和上级主管机关使用。机关在行使社会管理职能过程中形成的与公民、法人和其他社会组织的人身权益、财产权益直接相关的档案，应当允许当事人查阅利用，法律法规对利用权限另有规定的从其规定。
机关已向社会公开的政府信息，应依法对公民、法人和其他组织提供档案信息查阅；未向社会公开的档案信息，对外提供利用需经本机关批准。
7.4行政机关的档案机构要主动提供档案信息为本机关政府信息公开工作服务。
8.档案的移交
8.1机关应将本单位保管满10年的永久、长期和30年及以上保管期限的各种门类和载体档案移交宁波市档案馆，移交时，应连同纸质和电子目录及有关检索工具、参考资料，具体要求按照《宁波市档案馆档案接收办法》的规定执行。
8.2机关撤销或合并，必须将本机关的全部档案进行认真整理，妥善保管，不得分散，并按照国家有关规定进行处置。
9.档案的统计、鉴定和销毁
9.1机关应当建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向市档案局报送档案工作基本情况统计表。
9.2机关应当定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在机关分管领导主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，应当提出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，存放两年后，经机关负责人批准后销毁。
9.3机关销毁档案，应当在指定的销毁场所，至少指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字，销毁清册应当永久保存。
9.4机关销毁会计档案应报请同级财政和审计部门派人监销；保管到期但涉及未结清债权债务和其他未了事项的原始凭证不得销毁。
10.档案信息化管理
10.1机关要把档案信息化建设纳入本机关信息化建设，确保档案信息化建设与机关信息化建设同步规划、同步建设、同步发展。
10.2机关要借助现代技术与设备，加快推进数字档案室建设，配备满足电子文件管理和档案数字化、信息化、网络化需要的硬件设施、软件系统和网络系统，具备对归档电子文件的存储、检测、迁移、备份等实施和保管条件，逐步实现档案管理的现代化。
10.3机关档案管理软件应符合档案管理软件功能要求规定或使用宁波市数字档案馆虚拟档案室系统；办公自动化软件和相关业务应用系统应具有电子文件归档和管理的功能。
10.4机关室藏全部档案应建立文件级电子目录数据库，主要业务数据应建立专题数据库，声像档案应建立多媒体数据库，各门类的重要档案应建立全文数据库；数据库结构及数据质量应符合相关规定要求。
10.5机关室藏重要传统档案应当全部进行数字化加工，在年度归档立卷同时，应同步完成上一年度重要传统档案数字化加工工作。
10.6机关要贯彻落实《浙江省信息化系统安全管理暂行办法》等规定，确保档案信息系统和机关档案信息资源的真实、安全、有效。重要的归档电子文件、档案数字化成果和电子业务数据应按照规定向市档案局（馆）进行登记备份。
11.附则
11.1本规范是加强市直机关档案工作业务建设和监督指导工作的重要依据，适用于宁波市市直机关、人民团体，市直企业、事业单位和全市县级机关可参照执行。
11.2本规范自2012年10月1日起施行。
11.3本规范由宁波市档案局负责解释。
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